Un rapport institutionnel de 98 pages, rendu clair et lisible

Un document de 98 pages reste lisible à trois conditions. Chaque type de page suit un modèle, chaque partie a son repère visuel, et les chiffres passent des tableaux aux graphiques. Ce système se met en place avant la première page. Il évite que le document change d’allure au fil des corrections.

Néhémie HOLONOU a fait ce travail pour la Caisse des Dépôts et Consignations du Bénin, sur un rapport institutionnel de 98 pages et un rapport de gouvernance et RSE. Il en a aussi réalisé les tableaux, les graphiques et les infographies. Les pages de ces rapports ne sont pas publiées ici. Les exemples qui suivent viennent d’autres documents qu’il a mis en page, et que vous pouvez voir sur la page conception graphique et mise en page.

Un modèle par type de page

Un long document compte peu de types de pages différents : l’ouverture d’une partie, la page de texte, la page de chiffres, le tableau, la page de photos. Chacun reçoit un gabarit, avec ses marges, ses colonnes et la place de ses titres. Le lecteur reconnaît vite où il se trouve, et la mise en page avance plus vite.

La présentation des programmes de Bénin TV suit ce principe. Chaque programme s’ouvre sur une page en couleur, suivie d’une page de détail construite toujours de la même façon.

Un repère par partie

Une couleur, un motif ou un numéro par partie permet de s’orienter en feuilletant. Dans la présentation de Bénin TV, chaque programme garde l’une des couleurs du drapeau. Dans un rapport annuel, le même procédé peut signaler les grandes directions ou les axes d’un plan stratégique.

Le sommaire fait le reste. Il annonce les parties avec leurs pages, et des intercalaires les ouvrent dans le document.

Des tableaux aux graphiques

Un rapport institutionnel aligne souvent des dizaines de tableaux. Chacun ne mérite pas un graphique. Mais une liste d’objectifs, une répartition ou une comparaison se lit mieux en blocs, en barres ou en pourcentages qu’en lignes de texte.

Dans le dossier du Prix Agodjié, les objectifs du prix tiennent dans sept blocs numérotés, et les critères de sélection dans un tableau court avec leur pondération.

Tenir la cohérence pendant les corrections

Sur 98 pages, les corrections viennent de plusieurs directions et arrivent en plusieurs fois. Quatre habitudes gardent le document cohérent :

• des styles de titres, de paragraphes et de tableaux appliqués partout, pour qu’une modification se propage d’un coup ;
• une seule version de référence, avec une date dans le nom du fichier ;
• une seule liste de corrections par tour, rassemblée par la personne qui coordonne le rapport ;
• un sommaire et une pagination générés par le logiciel, mis à jour avant chaque envoi.

Pour aller plus loin

Le plan d’un rapport, les règles de lisibilité et les étapes jusqu’à l’imprimeur sont détaillés dans l’article sur la mise en page de rapports annuels et RSE. Si vous avez un rapport à produire, la page mise en page de rapports et publications présente le service.

Rédigé par IBISYS à partir des projets de Néhémie HOLONOU.