Mise en page de rapports annuels et RSE

Une bonne mise en page de rapport annuel permet de trouver en quelques minutes l’essentiel : les chiffres clés, le message de la direction, les résultats de l’année. Elle repose sur un plan clair, une grille régulière, des titres qui guident et des graphiques à la place des tableaux trop denses. Un rapport RSE suit les mêmes règles, avec une exigence de plus : ses indicateurs doivent se comparer d’une année à l’autre.

Qui lit votre rapport, et comment

Un rapport annuel a plusieurs lecteurs : le conseil d’administration, les partenaires et les bailleurs, les autorités, parfois la presse et le personnel. Peu d’entre eux le lisent de la première à la dernière page. La plupart parcourent le sommaire, les chiffres clés et le mot du directeur général, puis vont droit à la partie qui les concerne.

La mise en page doit donc servir deux lectures : un survol rapide, et la lecture attentive d’une section précise.

Le plan avant la maquette

Avant toute mise en page, fixez le plan avec la personne qui rassemble les textes. Un rapport annuel suit souvent cet ordre :

• le sommaire ;
• le mot du président ou du directeur général ;
• les chiffres clés de l’année, sur une ou deux pages ;
• les activités et les résultats, par axe ou par direction ;
• la gouvernance ;
• les états financiers et les annexes.

Un rapport RSE ajoute ses parties environnementale, sociale et de gouvernance, avec les indicateurs de chacune. S’il suit un référentiel, comme les normes de la Global Reporting Initiative (GRI), la table de correspondance se place en annexe.

Les règles qui rendent un document long lisible

• Une grille : les mêmes marges et les mêmes colonnes sur toutes les pages, pour que l’œil sache où chercher.
• Trois niveaux de titres au plus : au-delà, le lecteur ne sait plus où il se trouve.
• Les chiffres clés en grand : un chiffre, une phrase qui l’explique, et la comparaison avec l’année précédente.
• Des graphiques à la place des tableaux trop denses : chacun avec un titre qui dit ce qu’il montre, une légende et sa source.
• Des repères sur chaque page : le numéro de page et le nom de la partie, en haut ou en bas.
• Des styles constants : un même type d’information garde la même forme d’un chapitre à l’autre.

Pour la Caisse des Dépôts et Consignations du Bénin, Néhémie HOLONOU a mis en page un rapport institutionnel de 98 pages et un rapport de gouvernance et RSE. Il en a aussi réalisé les tableaux, les graphiques et les infographies.

Les mêmes règles valent pour un document plus court. La présentation du Prix Agodjié en donne un exemple. Une page de contexte en texte suivi précède une page où la vision et les objectifs sont découpés en blocs numérotés.

Du texte relu au fichier de l’imprimeur

1. Vous envoyez les textes relus, les données des tableaux et des graphiques dans un tableur, vos photos et votre charte graphique.
2. Le designer propose une maquette sur quelques pages types : une ouverture de chapitre, une page de texte, une page de chiffres.
3. Après votre accord, il met en page l’ensemble du document.
4. Vous corrigez sur le PDF. Regroupez les remarques de tous les relecteurs en une seule liste à chaque série de corrections.
5. Il prépare les fichiers pour l’imprimeur : fonds perdus, couleurs en CMJN, images en haute résolution.
6. Il livre aussi un PDF léger, pour l’envoi par e-mail et la lecture sur téléphone, avec un sommaire cliquable si vous le souhaitez.

Ce qu’il faut préparer de votre côté

Plus les textes sont définitifs au départ, plus la mise en page avance vite. Un paragraphe réécrit après la mise en page peut décaler toutes les pages qui suivent.

• Désignez une personne qui rassemble les textes et valide les épreuves.
• Envoyez les tableaux dans un tableur, pas en image ni dans un document Word.
• Choisissez les photos tôt, et vérifiez que vous avez le droit de les publier.
• Partez de la date de diffusion du rapport, une assemblée générale par exemple, et remontez le calendrier. Demandez à l’imprimeur son délai de fabrication.

Vous avez un rapport à produire ? La page mise en page de rapports et publications détaille le service, et le formulaire de devis vous permet d’en indiquer le volume et la date.

Rédigé par IBISYS à partir des projets de Néhémie HOLONOU.